FAQs
Gestión Documental
Los procesos manuales son propensos a errores, pérdida de documentos, dificultad en la trazabilidad y baja agilidad en el acceso y recuperación de información, afectando la eficiencia operativa y la seguridad de los datos.
La automatización permite la implementación de flujos de trabajo controlados, reducción de errores humanos, incremento en la velocidad de revisión y aprobación, y mejoras en la trazabilidad y auditoría de la información.
Se apoya en sistemas de almacenamiento en la nube o infraestructura propia segura, controles de acceso avanzados (como cifrado y autenticación multifactor), reconocimiento óptico de caracteres (OCR), y flujos de trabajo automatizados integrados a plataformas colaborativas.
Permite registrar y auditar cada acción realizada sobre un documento, garantizando la integridad, seguridad y cumplimiento de normativas regulatorias, además de facilitar auditorías y control de cambios.
Implementan cifrado en tránsito y en reposo, controles de acceso granular, gestión de identidades, auditorías de acceso y acciones, y protocolos de recuperación ante desastres para proteger contra accesos no autorizados y pérdidas de datos.
Permite ajustar fácilmente la capacidad de almacenamiento, integrarse con otros sistemas empresariales (ERP, CRM), y adaptarse a cambios en los flujos de trabajo o en el volumen de documentación sin afectar la operatividad.
Reduce los gastos asociados a espacio físico, reproducción, transporte y gestión manual, además de disminuir el tiempo dedicado a búsquedas, revisiones y procesos administrativos, generando una mayor eficiencia y ahorro a largo plazo.
Facilitan tareas repetitivas como aprobaciones, revisiones y distribución de documentos, asegurando que los procesos se completen en tiempos predeterminados y con mayor precisión, además de mejorar la trazabilidad y cumplimiento normativo.
Mediante APIs, servicios web, o plataformas de integración específicas, los sistemas de gestión pueden sincronizar datos con ERP, CRM, plataformas de colaboración, y otras aplicaciones, permitiendo procesos más coherentes y una visión unificada de la información.
Impresión Gestionada (MPS)
La implementación de MPS implica un análisis integral del entorno de impresión, optimización de dispositivos, monitoreo en tiempo real, y gestión centralizada de consumibles y flujos de trabajo para reducir costos y aumentar la eficiencia.
Proveen medidas como autenticación segura, encriptación de datos, y capacidades de liberación de impresión seguras para garantizar que solo usuarios autorizados accedan a documentos confidenciales.
El IoT permite a los dispositivos de impresión ser monitoreados y gestionados en tiempo real, proveyendo datos sobre uso, estado y mantenimiento preventivo, lo que optimiza el rendimiento y reduce el tiempo de inactividad.
Mediante la asignación adecuada de dispositivos, seguimiento del uso y optimización de consumibles, los MPS reducen significativamente los costos asociados a impresión, mantenimiento y consumibles excesivos.
Se evalúan volúmenes de impresión, distribución de dispositivos, patrones de uso, y costos asociados, para desarrollar una estrategia de impresión optimizada para la organización.
Se proporcionan informes detallados sobre volúmenes de impresión, costos, utilización de dispositivos, patrones de gasto y oportunidades de optimización, facilitando la toma de decisiones informadas.
Las plataformas MPS modernas emplean análisis predictivo para anticipar necesidades de mantenimiento, predecir el agotamiento de consumibles, y evaluar tendencias de uso para una planificación más efectiva.
